Собери свой подарок
Что будем искать?
Социальные сети
Приёмка — последний этап контроля перед тем, как новогодние подарки попадут в детский сад, школу, на корпоратив или к детям сотрудников. Если получить коробки и расписаться в накладной без проверки, позже будет сложно доказать недокомплект, пересортицу или повреждения. Ниже — пошаговый чек-лист, который поможет принять партию сладких подарков без сюрпризов. Рассказываем, какие документы запросить, что и как пересчитать, как осмотреть упаковку и правильно зафиксировать расхождения.
До приезда машины поднимите договор и спецификацию заказа: что именно заказано, в каком количестве, какой состав и упаковка, по какой цене. Эти документы — ваша точка отсчёта при сверке.
Заранее уточните, кто отвечает за разгрузку и в какие часы удобно получить груз: эти моменты обычно описаны в условиях доставки и оплаты. Подготовьте место для приёмки — ровную поверхность, освещение и доступ к каждому грузовому месту. Назначьте ответственного и держите под рукой телефон менеджера поставщика на случай вопросов: 8 (800) 333 34 54.
Сразу договоритесь, что водитель дождётся хотя бы выборочного пересчёта и осмотра. Накладная, подписанная «без замечаний», заметно осложняет последующую рекламацию.
Сопроводительный пакет на оптовую поставку обычно включает товарную накладную (ТОРГ-12) или универсальный передаточный документ (УПД), спецификацию и счёт, а при перевозке — транспортную накладную. Сверьте реквизиты и суммы: это пригодится бухгалтерии для оплаты и отчётности, особенно важны корректные документы при закупках по 44-ФЗ и 223-ФЗ.
Для пищевой продукции главное — подтверждение соответствия. Сладкие наборы и конфеты подпадают под технические регламенты ЕАЭС, поэтому поставщик предоставляет декларации соответствия с маркировкой ЕАС. У ответственного производителя все подарки сертифицированы, и копии деклараций он передаёт без отдельных напоминаний. Проверьте, что номенклатура в документах совпадает с заказанной по спецификации: наименования наборов, состав, вес и упаковка.
Сначала пересчитайте грузовые места и сверьте их с накладной, затем по возможности проверьте единицы внутри. Для крупной партии достаточно выборочной оценки: вскройте часть коробов и пересчитайте наборы — так вы заметите недовложение или пересортицу.
Сверьте содержимое с тем, что заказывали. Если в спецификации указан определенный вариант состава, например, «Классика», где около 75% конфет высших сортов, наполнение должно ему соответствовать. То же касается наборов, собранных индивидуально: содержимое сверяется со спецификацией заказа. В оценке веса ориентируйтесь на значение, указанное в карточке конкретной позиции, а не на штучный вес кондитерского изделия.
Проверьте целостность короба и индивидуальной упаковки: вмятины, разрывы, подтёки, механические повреждения — повод для замечаний. Шоколадные конфеты чувствительны к температуре, поэтому обратите внимание на следы оплавления, появление серого или белого налета, деформацию, особенно если доставка пришлась на тёплую погоду или груз долго стоял на солнце.
Подарки в металле, дереве и текстиле осмотрите на сколы, заусенцы и расхождение швов. Убедитесь, что маркировка на упаковке читаема: состав, срок годности, условия хранения и изготовитель должны быть видны.
Тут же сверьте даты: к моменту вручения срок годности должен оставаться с запасом, чтобы подарки спокойно пережили новогодний сезон. Уточните у поставщика рекомендованные условия хранения (обычно это сухое прохладное место без прямого солнечного света) и контролируйте их соблюдение. Это сохранит внешний вид и вкус сладостей.
Если есть расхождения, не подписывайте накладную. Зафиксируйте, чего и сколько не хватает или что повреждено, и сделайте фотографии. При участии водителя или экспедитора оформите акт о расхождении (например, по форме ТОРГ-2) — он станет основанием для претензии.
После этого свяжитесь с поставщиком и согласуйте замену, допоставку или возврат. Добросовестный производитель решает такие вопросы быстро, а наличие акта с фотофиксацией ускоряет процесс.
На что обратить внимание в день получения партии:
Аккуратная приёмка занимает немного времени, но избавляет от споров и пересортицы перед самым праздником. Снизить риски можно ещё на этапе поиска поставщика — выбирайте производителя с прозрачными документами и подтверждённой сертификацией. «Москондитер» работает с 2010 года (17 лет): 166 подарков в каталоге, минимальный заказ оптом — от 25000 ₽, бесплатная доставка от 60000 ₽ по Москве и области, вся продукция — с декларациями соответствия ЕАЭС. Готовые наборы можно подобрать в разделе новогодних подарков оптом.